신입 직원에게 긍정적인 경험을 제공하는 '온보딩 프로세스'

온보딩(On Boarding)은 새로 입사한 직원들이 빠르고 안정적으로 조직에 적응하고 역할을 수행할 수 있도록 해주는 과정입니다. 새로 입사한 직원을 위한 온보딩 프로그램은 입사 전, 입사 후 한 주, 그리고 입사 후 3개월까지 진행됩니다.

 

※ 온보딩의 개념과 주의점, 구성요건과 이점에 대해 알고 싶으신 분들은 아래 글을 참고해 주세요.

 

   1    신입 직원 입사 전

프리보딩, 최종 면접일과 근무 첫날 사이의 시간

이때는 지원자가 다른 회사를 인터뷰하고 있을 수 있다는 것을 염두에 두어야 합니다.
입사가 최종 결정이 되면 소속 조직(팀)에 지원자를 미리 소개하여 인지도를 높여둡니다.
첫 출근일 이전에 사무적인 일들과 절차들을 모두 다 끝내두어야 합니다.

 

(1) 축하인사
입사 전 문자나 메일 등으로 합류를 축하하는 인사를 전합니다.

 

(2) 사전 정보 제공

출근 일자와 장소를 미리 안내합니다.
출근 첫날에 대한 일정을 정리해서 사전에 공유해 줍니다.
입사 시 필요한 계약서 및 서류를 안내해 줍니다.

 

(3) 회사의 문화와 비전, 미션에 대한 정보를 공유합니다.

소속 부서 현황

업무 계획

담당할 직무 소개

당면한 현안

소관 업무와 관련된 법령

사전 교육 정보

직원 정보

(4) 멘토 지정해 두기

멘토는 신입 직원의 업무 적응보다 심리적 안정감을 주는 것에 역할 집중

입사 후 적응과정을 돕는 것이기 때문에 직무와 무관한 경우에도 멘토가 가능합니다. 

 

※ 멘토링과 리버스 멘토링에 대해 알고 싶은 분들은 아래 글을 참고하세요.

멘토링과 리버스 멘토링: 둘 다 해보는 것이 좋은 이유

 

 

 

   2    신입 직원 입사 첫날

레드카펫 경험 제공해 주기

신규 입사자를 주인공으로 만들어 줍시다.

첫인상은 매우 중요합니다.

신규 입사자가 환영받는 레드카펫 경험이 주가 되어야 합니다.

새 팀원들과 상호작용을 할 수 있는 기회가 제공되어야 합니다.

 

(1) 체크인

• 사전 약속된 시간과 장소에 마중 나가기
• 지정된 오피스 자리로 안내해 줍니다.
• 파티션에 함께 하시는 분들이 전하는 환영인사
• 심리적 안정감을 주는 분위기가 무엇보다 중요합니다.
• 친절하고 밝게 환대해 주세요

 

(2) 웰컴 기프트 제공

• 본격 환영받는 느끼을 주기 위한 선물을 준비합니다. 
• 예산과 환경이 된다면 회사 굿즈와 상품을 준비하는 것이 좋습니다.
• 회사 생활에 필요한 실용적인 제품이 포함되면 더더욱 좋습니다.

카카오페이 웰컴키트

 

 

 

(3) 가이드북 or 페이퍼 제공

• 가이드북은 웰컴 키트에 포함합니다.
• 1~2페이지로 요약된 간단한 페이퍼로 제작하는 것이 가장 좋습니다.
• 여유가 된다면 책자 형태로 제작하여 배포합니다.
• 지라나 위키, 노션 등으로 가이드를 공유하여도 됩니다.
• 가이드북(페이퍼)에 포함되어야 하는 내용들

      - 회사 소개와 기업정보, 사업 정보, 인재상, 가치관, 비전을 포함합니다.

      - 기업 문화, 근무제도, 복리후생, 조직문화를 포함합니다.

      - 팀 별 업무소개와 직무 소개를 포함합니다.

      - 업무환경 세팅 방법을 알려줍니다.

      - 비즈니스 예절을 알려줍니다.

 

 

(4) 인사 순회

• 멘토님의 안내로 조직을 돌아다니며 인사를 합니다. 
• 특별하거나 거창한 것이 아닌 프로젝트 구성원들과 가벼운 인사를 나누는 과정입니다.
• 처음 서로 얼굴을 보고 인사를 나눌 수 있는 자리이니, 가능한 많은 분들과 인사를 나눕니다.

 

(5) 오피스 투어

• 멘토님의 안내로 오피스 공간을 소개해 줍니다.
• 다채롭고 유용한 시설을 안내함과 동시에 사용 방법과 관련 복지도 설명해 줍니다.
• 휴게공간이 있다면 티타임을 하며 스몰토크 등으로 아이스브레이킹을 합니다.
• 자연스럽게 유대감을 쌓아가는 계기로 활용합니다.

 

(6) 업무환경 설정

• 입사 첫날 설정해야 할 Todo리스트를 공유합니다.
• PC를 설정하고 업무환경을 설정합니다.
• 설정해야 할 업무환경 목록은 위키나 지라, 노션 등으로 사전에 작성해 두고 최신 버전으로 정보를 관리합니다.

 

(7) 인사메일 보내기

• 신입 직원이 자리와 주변 정리를 마치고 PC사용이 가능해지면, 프로젝트 멤버들에게 인사메일을 작성합니다.
• 너무 개인적인 이야기나 무거운 주제, 혹은 적절하지 않은 내용은  피해서 작성합니다.
• 식별 가능한 신입직원 사진을 첨부하면 더 좋습니다.
• 간단한 본인 소개와 담당할 직무를 소개합니다.
• 업무와 직간접적으로 관련된 취미생활 등을 곁들이면 보다 자연스럽게 자신을 어필할 수 있습니다.

 

 

 

   3    입사 첫 주

회사와 프로젝트에 대해 학습하고 업무 롤을 알아가는 기간

회사 프로젝트와 업무에 대한 내용들은 문서화하고 지속적으로 업데이트하여 지식과 정보가 쌓일 수 있도록 합니다.

두괄식으로 빠르게 의미를 전달하는 것이 중요합니다.

 

(1) 회사에 대해 학습하기

• 추구하는 가치와 비전문화
• 회사의 규칙

 

(2) 프로젝트에 대한 이해 높이기

• 추구하는 가치와 비전
• 달성하고자 하는 목표
• 팀 문화와 규칙
• 업무 히스토리 파악하기

 

(3) 업무 역할과 내용을 학습하기

• 팀 내에서 자신의 역할 확인하기
• 자신이 해야 할 일을 명확하게 정의하기
• 업무 결과에 대한 기대를 확인하기
• 협업하는 동료들을 파악하고 이해하기

 

 

 

   4    입사 후 1개월

어떤 업무를 누구와 함께 어떤 방식으로 수행할 것인지 정확하게 알아가는 과정

신규 입사한 직원은 기존 업무와 연결되는 가능한 작고 쉬운 업무들로 일을 진행합니다. 이를 통해 팀에 의미 있는 기여를 했다는 성취감을 느끼게 해 주고, 업무를 주도적으로 자신감 있게 할 수 있는 마음을 만들어 줍니다. 

• 팀과 개인의 합을 맞추는 과정
• 신입 직원이 일을 하는 과정에서 필요한 모든 정보와 지원을 받고 있는지 지속적으로 확인합니다.
• 마지막 주차에 소속 팀의 리더와 면담을 진행합니다

     - 일과 생활에 잘 적응하고 있는지 확인합니다.

     - 적응에 필요한 추가적인 것들이 있는지 이야기 나눕니다.

     - 함께 일하는 동료와 어렵고 불편한 점은 없는지 확인합니다.

     - 동기부여는 잘 되고 있는지 확인하기

 

 

※ 신입사원에게 필요한 직무교육 OJT에 대해 알고 싶으신 분들은 아래 글을 참고하세요.

효과적인 OJT: 신입사원 직무 역량 향상과 만족도 높이기

 

 

 

   5    입사 후 2개월

업무 환경과 팀원들에게 익숙해지는 과정

• 보다 중, 장기적이고 복잡한 난이도로 레벨업을 합니다.
• 온보딩 성과를 측정하며, ㅍ리요한 경우 계속 조율하면서 개선해 나갑니다.

 

 

 

   6    입사 후 3개월

독립적인 업무진행이 가능해지는 시간

• 편안하게 업무토론에 참여하고 업무를 수행할 수 있게 됩니다.
• 신규 입사자에게 보다 장기적인 목표 제시와 복잡한 업무 요청이 가능해집니다.
• 레벨업 레터를 통해 신규 입사자를 정식 멤버로서 인정해 줍니다.
• 온보딩 성과를 측정합니다
  1) 일하기 좋은 곳으로 우리 회사를 추천하는지
  2) 내가 다른 곳에서 일할 때 보다 더 나아갈 수 있게 동기부여를 해주고 있는지
  3) 내 업무 롤에 필요한 시스템과 도구를 사용하는데 어려움은 없는지
  4) 내 일을 더 잘하기 위해서 배워야 할 것이 무엇인지 알고 있는지
  5) 내 역할이 회사와 프로젝트, 조직의 목표에 어떻게 기여하고 있는지

 

 

온보딩 프로그램은 신입 직원의 첫인상을 형성하고, 그들이 회사와 조직에 대해 어떻게 느끼고 생각하는지를 결정짓는 중요한 일입니다. 온보딩은 단순히 행정적인 과정이 아니라, 신입 직원을 조직의 일원으로 환영하고 그들의 성공을 준비하는 중요한 단계라고 말할 수 있겠습니다. 신입 직원에게 온보딩이 왜 중요한 것인지를 이해하고, 그 가치를 최대한 활용해 보세요. 회사와 조직에, 그리고 팀과 신입 직원 모두에게 큰 도움이 될 것입니다.