일 못하는 사람은 이렇게 말하더라

일상의 언어와 일의 언어는 다릅니다.

일의 언어는 일상의 언어와 다릅니다.

 

일상 언어는 관계를 중시하기 때문에 풍부하게 표현하는 것이 좋습니다. 일상 언어는 느낌과 감정을 전달하는 것이 주목적이라 커뮤니케이션에 낭비가 있어도 상관없습니다. 그러나 업무에서 사용되는 언어는 간결하고 명확할수록 좋습니다. 대화의 목적이 정해져 있으며 정보 중심으로 이루어져야 하기 때문입니다. 

 

하루 종일 업무대화와 보고로 이루어진 직장 내 커뮤니케이션에서, 일의 언어를 잘 알고 사용하는 것이 중요합니다. 일을 잘하는 사람과 못하는 사람의 화법을 비교해 보고 '일의 언어'를 어떻게 사용해야 하는지 알아보겠습니다. 

 

 

 

 

   이런 분들이 읽으시면 좋아요

• 경영진과 실무자 사이를 연결하는 팀장이나 파트장
• 상사의 요청을 파악하지 못해, 매번 업무를 갈아엎고 야근을 하는 분들

 

   바쁘신 분들을 위한 한 줄요약

• 일 잘하는 사람들은 묻는 내용에 대한 대답을 두괄식으로, 숫자를 이용해 간결하고 정확하게 이야기합니다. 

 

 

 

일 못하는 사람과 일 잘하는 사람의 대화 스타일 차이

커뮤니케이션은 양방향이 고려되어야 합니다.

 

    목적과 결론을 먼저 말하고, 30초 안에 하고 싶은 이야기를 끝내자

일 못하는 사람
저... 보고드릴 것이 있는데, 시간 좀 내주실 수 있나요?
▶ 어떤 이야기를 할지 모르기 때문에 상대방이 긴장할 수 있습니다.


일 잘하는 사람
OOO프로젝트 관련해서 다 잘 진행되고 있는데요, 아시면 좋을 것 같은 내용이 있어 보고하러 왔습니다. 시간 괜찮으세요?
▶ 업무에 문제가 없다는 내용을 인지했기 때문에, 공유되는 내용을 가볍게 받아들일 수 있게 됩니다. 

• 결론을 포함해 도입부를 먼저 말하여 상대방을 안심시키셔야 합니다. 
• 불필요한 긴장감으로 인해 발생한 스트레스는 보고하는 사람에게 화풀이로 돌아오기 쉽습니다.
• 일의 언어에서 가장 중요한 것은 중요한 것을 먼저 말하는 '두괄식 대화'입니다. 

 

 

 

    묻는 말에 대답하기

일 못하는 사람
Q : 이 업무는 언제쯤 보고 받을 수 있나요?
A : 목요일까지 마감인데, 담당자가 휴가라 예정보다 늦어져 다음 주 월요일에야 보고가 가능할 것 같습니다. 
▶ 업무를 보고 받을 수 있는 날짜를 확인하고 싶었을 뿐인데 불필요한 정보들로 노이즈가 발생. 나쁜 인상을 남기게 됩니다. 

일 잘하는 사람
Q : 이 업무는 언제쯤 보고 받을 수 있나요?
A : 다음 주 월요일입니다.
▶ 질문자가 원했던 정보를 바로 얻을 수 있습니다. 

• 동문서답이 나쁘다는 것은 다들 알고 계실 겁니다.
• A를 물어보면 A에 대해서 답변을 해줘야 합니다.
• 과정이나 사유를 덧붙여 설명하는 것은, 질문에 답하는데 전혀 도움이 되지 않습니다.
• 추가적인 질문이 있을 경우에만, 필요한 설명을 더하도록 합니다.

 

 

 

    숫자를 사용해 명확하게 이야기하기

일 못하는 사람
Q : 요청한 업무는 언제 마무리되나요?
A : 오후쯤에 마무리될 것 같습니다.
▶ 불분명한 답변으로 부정확한 인상을 남깁니다. 

일 잘하는 사람
Q : 요청한 업무는 언제 마무리되나요?
A : 오후 3시에 마무리됩니다.
▶ 필요한 정보 위주대화가 간결하게 진행됩니다. 

• 일의 언어에서 모호함이 있으면 안 됩니다.
• 숫자는 모호함을 없애는 가장 좋은 방법입니다. 
• 숫자 1은 누구에게나 숫자 1이기 때문입니다.

 

 

 

    지시가 불명확할 때 범위를 줄이는 질문하기

일 못하는 사람
- 정리되지 않은 상태의 요구사항을 듣고 난 후 -
A : (이해를 못 했지만) 알겠습니다. 이후 보고 드리겠습니다.
▶ 요구사항을 이해하지 못했기 때문에, 이후 높은 확률로 문제가 될 여지가 있습니다. 

일 잘하는 사람
- 정리되지 않은 상태의 요구사항을 듣고 난 후-
A : (의도를 정확하게 파악하기 위한 질문하기) 말씀하신 업무는 OO와 ㅁㅁ로 처리가 가능합니다. 어떤 것이 좋을까요?
▶ 요구사항의 범위를 좁혀서 최대한 이해하고 업무를 진행했기 때문에, 의도에 가까운 결과물이 나올 수 있습니다.

• 상사가 요청하는 업무내용들은 모호한 경우가 많습니다.
• 상사들이 일의 개념은 알지만 정확한 실무적 방식과 방법을 모르기 때문입니다. 
• 요청한 업무의 니즈를 파악하기 위한 질문을 통해 범위를 좁히는 것이 중요합니다.
• 상사의 니즈를 좁고 명확하게 파악할수록 일이 줄어들기 때문입니다. 
• 게다가, 대부분의 상사는 질문을 기다립니다. 

 

 

 

    도움을 요청할 때는 해결책을 덧붙여서 이야기합니다.

일 못하는 사람
OO 문제가 생겼는데 어떻게 하죠?
▶ 문제 해결을 상사에게 떠넘기는 인상. 어쩌라고? 와 같은 반응이 나오기 쉽습니다. 

일 잘하는 사람
OO 문제가 생겼는데, 해결책으로 A와 B가 있습니다. 현재 상황에는 B가 더 좋은 해결책으로 생각됩니다.
▶ 문제 상황의 인식과, 해결 가능한 제안이 있어서 신뢰가 상승합니다. 

• 문제 상황을 보고할 때는 두괄식으로 담백하게 말하는 것이 중요합니다.
• 문제 상황에 대해 설명이 길어질수록, 듣는 사람은 최악을 상상하기 때문입니다. 
• 도움을 요청하는 것을 어렵고 두려워하지 맙시다. 
• 회사에서 일어나는 일들은 대부분 해결이 가능한 일들입니다. 
• 어떻게 하죠?라고 말해서 해결책을 상사에게 떠넘기지 마세요. 절대 도움이 되지 않습니다.
• 문제 상황 보고와 해결책 제시는 한 세트입니다. 

 

 

모든 사람이 뛰어난 화법을 가지고 있는 것은 아닙니다만, 직장 내 대화는 '정보 중심의 간결하고 명확한 커뮤니케이션'이라는 확실한 가이드가 있어서 기억하고 활용하기가 쉽습니다. 이 글에서 소개한 일 잘하는 사람과 일 못하는 사람의 화법 차이를 기억하시고, 여러분의 '일의 언어'에 참고하시길 바랍니다.