직장인의 고민 해결, 나쁜 회의로 인한 피해 줄이는 법

오늘도 의미 없이 회의만 하다가 하루를 보내셨나요?

기업과 조직에서 회의는 필수적인 활동입니다. 다양한 의견을 수렴하고 문제를 해결하는 과정에서 올바른 의사결정을 내리기 위해 회의는 중요한 역할을 합니다. 그러나 회의가 제대로 이루어지지 않을 경우 생산성 저하, 혼란, 팀워크 약화 등 여러 문제점이 발생할 수 있습니다. 이 글에서는 바쁜 회의로 인해 발생하는 문제점들을 살펴보고, 조직의 효율성과 생산선을 높이기 위한 좋은 회의의 중요성에 대해서 알아보겠습니다. 또한 나쁜 회의의 함정에 빠지지 않고 효과적인 회의를 진행하는 방법에 대해서도 소개해 보겠습니다.

 

 

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• 매일 의미 없는 회의에 참석하느라 정작 중요한 일을 하지 못하고 있는 직장인들
• 보다 의미 있고 생산적인 회의를 진행하고 싶은 회의 주최자

 

 

회의의 중요성

• 회의는 의사결정 과정에서 중요한 역할을 합니다.
• 다양한 의견을 수렴하고 공유하여 최적의 해결책을 도출하는데 도움이 됩니다. 
• 회의를 통해 명확한 목표 설정과 계획 수립이 가능하며, 조직의 생산성과 효율성을 높입니다. 
• 회의는 조직 내에 문제가 발생했을 때 신속하게 대응하고 해결책을 찾는 데 도움을 줍니다.
• 팀원들 간의 상호 이해와 신뢰를 높여 팀워크를 향상하며, 참가자들의 역량과 경험을 공유하고 발전시킵니다.
• 회의를 통해 정보와 지식을 전파하고, 혁신과 창의력을 촉진하여 조직의 경쟁력을 강화합니다. 

 

 

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'나쁜 회의'가 되는 7가지 이유

팀의 의사결정에 중요한 역할을 하고, 팀원들 간의 상호 협력의 바탕이 되는 회의지만, 때때로 우리는 일의 진행을 방해하는 ’ 나쁜 회의‘를 경험하곤 합니다. 회의가 ‘나쁜 회의’로 전락하는 것은 다양한 이유가 있지만, 주요 원인을 7가지로 요약해 볼 수 있습니다.

1. 불명확한 회의 목표

회의의 목적과 목표가 불명확할 경우 참가자들은 회의 도중 산만해질 수 있고, 회의의 결과가 구체적이지 않을 확률이 높아집니다.

2. 부족한 회의 준비

회의 전에 충분한 준비가 이루어지지 않으면 참가자들은 회의의 목적에 대한 이해가 부족하여 효과적인 의견을 제시하지 못할 수 있으며, 결정과정이 지연되거나 회의의 효율성이 떨어질 수 있습니다.

3. 회의에 불필요한 참석자들

회의에 필요하지 않은 참석자가 많을 경우 회의의 효율성이 저하되며, 목적과 관련 없는 의견이 논의되어 시간 낭비가 발생할 수 있습니다.

4. 회의시간 관리 실패

회의 시간이 제한되지 않거나 의제별 토론 시간이 관리되지 않으면, 회의가 길어지고 중요한 의제에 대한 충분한 논의가 이루어지지 않을 수 있습니다.

5. 소통 부족

회의 참석자 간에 소통이 원활하지 않거나 의견이 제대로 전달되지 않는 경우, 의사 결정 과정에 오류가 발생하거나 참가자들의 혼란이 초래될 수 있습니다.

 

6. 독단적인 의사 결정

일부 참가자나 회의 주도자가 독단적으로 의사 결정을 내리는 경우, 다양한 의견 수렴이 어려워져 팀원들의 참여와 동기가 저하될 수 있습니다.

 

7. 회의록 미작성

회의록을 작성하지 않거나 작성이 미흡한 경우, 회의 결과와 합의 사항에 대한 명확한 이해화 추후 참조가 어려워질 수 있습니다.

 

 

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회의-절망 편 : 나쁜 회의로 인해 발생하는 문제들

나쁜 회의로 인해 발생하는 문제점들은 다양하며, 이는 침의 생산성, 협력 및 팀워크에 악영향을 줄 수 있습니다. 나쁜 회의로 인해 발생하는 대표적인 문제점들은 아래와 같습니다.

1. 시간 낭비

목표가 모호하거나 준비가 미흡한 회의는 참가자들의 시간을 낭비하게 됩니다.
이로 인해 팀원들은 중요한 업무에 집중하지 못하고, 생산성이 저하될 수 있습니다.

2. 의사 결정 지연

나쁜 회의는 의사결정을 내리는 데 오랜 시간이 걸릴 수 있으며 결국에는 비효율적인 결과를 초래합니다.

3. 혼란 및 업무 중복

회의에서 구체적인 목표와 계획이 결정되지 않을 경우, 참가자들은 각자 이해한 내용에 따라 업무를 진행하게 됩니다.
이로 인해 업무 중복이 발생하거나 혼란이 초래될 수 있습니다.

4. 팀워크 저해

나쁜 회의에서는 참가자들의 의견이 존중되지 않거나 소통이 원활하지 않습니다. 이런 상황은 팀 내의 협력과 팀워크를 약화시킬 수 있습니다.

5. 동기 부족

회의에서 결과가 나오지 않거나 끝없는 논의가 반복될 경우 팀원들의 의욕과 동기가 저하됩니다.
이는 참가자들의 업무 성과에 부정적인 영향을 미치게 됩니다.

※ 목적에 맞지 않는 회의에 참석해서 고통받고 계신가요? 일의 단계에 따른 회의의 종류와 목적을 알고 싶다면 아래 글을 참고해 주세요.

회의에 참석해 병풍처럼 계셨나요? 회의의 종류를 알고 참석합시다!

 

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회의-희망 편 - '좋은 회의'가 되는 방법

이렇듯 나쁜 회의는 다양한 문제를 야기하는데요, 나쁜 회의를 좋은 회의로 전환하기 위해서는 여러 가지 요소를 고려하여 신중하게 준비해야 합니다. 회의와 회의 전, 후에 다음과 같은 방법을 사용하여 회의의 효율성과 성과를 높일 수 있습니다.

회의 전 준비

1. 명확한 회의목표 설정: 회의의 목적과 목표를 미리 정확하게 설정하고, 참가자들에게 공지해야 합니다. 이렇게 하면 회의가 산만해지는 것을 방지하고 구체적인 결과물을 도출할 수 있었습니다.
2. 회의 의제 준비 : 회의 전에 의제를 세부적으로 작성하고 참가자들에게 사전에 전달해야 합니다. 이를 통해 참가자들이 회의에 잘 대비하 수 있고 풍부한 의견을 제시할 수 있습니다.
3. 적절한 회의 참석자 선정: 회의에 참석하는 인원은 회의 목적과 관련된 업무를 수행하는 사람들로 한정해야 합니다. 불필요한 인원이 참석하면 회의의 효율성이 저하될 수 있습니다.
4. 시간관리 : 회의 시간을 제한하고, 각 의제에 대한 토론 시간을 설정하여 시간을 효율적으로 사용해야 합니다. 또한 회의 시작 시간과 종료시간은 명확하게 공지해야 합니다. 

 

회의 진행

1. 참여 촉진: 회의에서 모든 참가자가 의견을 개진할 기회를 갖도록 해야 합니다. 의견 차이가 있을 경우 서로 존중하고 경청하는 문화를 만들어야 합니다
2. 명확한 회의 결과 : 회의에서 합의된 사항이 구체적인 내용이 회의결과로 정리되어야 합니다. 회의에 참석한 모든 사람이 회의 결과에 대해 이해할 수 있어야 하고, 구체적인 목적과 계획, 액션플랜까지 알 수 있어야 합니다. 명확한 회의결과를 통해 책임과 역할을 분배함으로써 팀원들이 목표를 효과적으로 달성할 수 있도록 돕습니다.
3. 회의록 작성 및 공유 : 회의 내용을 정리하여 참가자들에게 전달하면, 회의에서 결정된 사항을 명확히 파악하고 이행할 수 있습니다. 또한, 회의록을 통해 나중에 회의 내용을 쉽게 참조할 수 있어 문제발생 시 해결하기 수월해집니다. 

 

회의 완료 후 

1. 피드백 수집 : 회의가 끝난 후 참가자들로부터 피드백을 수집하고, 개선 사항을 적용하여 지속적으로 회의 질을 높여야 합니다. 이를 통해 회의가 조직의 발전에 기여하게 됩니다.
2. 회의의 결과를 업무에 적용하기 : 회의에서 도출된 결과물과 의견을 실질적인 업무에 반영하여, 회의가 조직의 발전에 직접적인 영향을 미치도록 해야 합니다. 이를 통해 회의가 단순한 논의가 아닌 실질적인 성과로 이어지게 됩니다. 

 

이와 같은 방법들을 통해 '나쁜 회의'의 함정에서 빠져나와, 일과 사람에게 도움이 되는 '좋은 회의'로 전환시킬 수 있습니다. 결과적으로 회의의 효율성과 생산성이 증가하며, 빠른 의사결정으로 시간 및 자원의 효율적인 활용이 가능해집니다. 기업과 조직에서 필수인 회의를 올바른 방식으로 진행하여, 팀원들 간 상호 협력의 발판이 되는 의미 있는 시간으로 활용하시길 바랍니다.