팀원의 업무결과가 이상하다면? 리더가 놓친 2가지

현대의 리더들은 다양한 업무를 동시에 처리해야 하는 상황에 놓여 있습니다. 실무와 팀 매니지먼트, 그리고 다양한 의사결정 과정을 모두 겸해야 하기 때문입니다. 이런 다양한 업무 중에서도 특히 업무 요청과 권한 위임은 리더의 주요 업무 중 하나입니다. 그러나 때로는 이러한 업무 요청이나 위임 과정에서 팀원이 가져온 결과가 리더의 기대와 다를 때가 있습니다. 이러한 상황은 리더와 팀원 모두에게 불편함을 가져옵니다. 그렇다면, 이러한 문제를 어떻게 방지할 수 있을까요 이 글에서는 업무 요청 시 발생할 수 있는 문제점과 그 해결 방안에 대한 두 가지 핵심 포인트를 소개해 보겠습니다.

 

 

  목차

 

 

 

업무가 올바르게 요청되지 않았을 때 우리가 경험하는 일들

 

우리 모두는 팀에서의 업무를 원활하게 진행하기를 원합니다. 그러나 때로는 리더의 부적절한 업무 위임으로 인해 예상치 못한 문제들이 발생하기도 합니다. 업무가 명확하지 않을 때, 팀원들은 어떤 일을 해야 할지 혼란스러워하고, 중복된 작업을 하게 될 수도 있습니다. 이로 인해 팀의 생산성이 크게 떨어질 수 있고 더 나아가, 팀원들은 자신의 능력이 제대로 활용되지 않는다고 느낄 수 있습니다. 업무가 제대로 요청되지 않고 업무 과정에서 부정적인 경험을 하는 것은 결과적으로 리더와 팀원들 모두에게 피해를 주며, 서로의 신뢰를 약화시키는 원인이 됩니다.

 

 

 

  시간이 낭비되고 생산성이 감소합니다.

• 업무 지시가 명확하지 않으면, 팀원들은 같은 일을 두 번 하거나 아예 시작조차 못할 수 있습니다.
• 이 과정에서 무의마하게  서로의 시간과 노력이 낭비됩니다.
• 또한 업무 지시가 명확하지 않기 때문에 팀원들의 업무의 중요한 부분을 놓칠 수 있어 결과물의 품질이 낮아지게 됩니다.

 

 

  팀의 사기가 떨어집니다. 

• 업무를 정확하게 이해하지 못했기 때문에 좋은 결과물을 만들수 없게 됩니다.
• 이 과정에서 팀원들은 자신의 능력을 제대로 보여주지 못했다고 생각하여 자신감이 떨어질 수 있습니다.
• 이러한 일들이 반복되면 팀원들은 점차 업무에 대해 소극적으로 대하게 됩니다.
• 업무 결과에 대해 부정적인 피드백이 반복되면 자신의 능력을 제대로 활용하지 못한다고 느낄 수 있습니다.

 

 

  업무에 대한 스트레스가 증가합니다

• 업무 지시가 불분명하면 팀원들은 무엇을 해야 할지 헷갈릴 수 있습니다.
• 업무를 요청한 사항과 실제 업무 결과가 다르기 때문에 리더와 팀원 모두 혼란을 느끼고 스트레스를 많이 받게 됩니다.

 

 

  리더와 팀원간 신뢰가 무너집니다.

• 업무 지시가 불분명하면, 일을 끝내는 데 필요한 것보다 더 많은 시간이 걸릴 수 있고 일정을 지키기 어려워집니다.
• 팀원들이 업무 요청 내용을 정확하게 이해하지 못하기 때문에, 리더의 기대와 다른 낮은 결과물을 만들게 됩니다.
• 이러한 일들이 자주 반복되면 리더와 팀원 모두 서로의 능력을 의심하게 되며 신뢰할 수 없게 됩니다. 

 

리더가 처음이라면. 신뢰를 먼저 만드세요.

 

 

 

업무 요청 시 기억해야 할 두 가지 핵심 포인트

 

  1   왜 업무를 해야 하는지 설명해주세요.

리더는 팀원에게 업무를 요청할 때 그 업무의 목적이나 중요성. 즉 'WHY'를 명확히 전달해야 합니다. 단순히 업무를 지시하는 것이 아니라 그 배경과 필요성, 그리고 그 업무가 팀이나 회사에 어떤 영향을 미칠 것인지를 함께 전달하는 것이 중요합니다. 팀원이 업무의 맥락을 이해하면 더 효율적으로 업무를 수행할 수 있고, 이를 통해 팀원의 업무 집중도와 참여도를 높일 수 있습니다.

 

왜 업무를 해야 하는지 팀원이 이해하게 된다면

• 팀원들은 요청받은 일의 목적과 중요성을 알게 됩니다. 
• 일의 이유를 알면 팀원은 더 적극적으로 업무에 참여하게 됩니다. 
• 팀원은 그 일이 왜 필요한지 알게 되어 더 좋은 결과를 만들기 위해 노력하게 됩니다. 
• 일의 목적과 배경을 알면, 팀원은 자신의 경험과 지식을 더 잘 활용할 수 있습니다. 
• 일의 이유를 알면 업무와 연관된 팀원들끼리 서로 더 많이 소통하며 협력하게 됩니다. 
• 팀장이나 상사가 일의 목적과 이유를 알려주면,  팀원은 자신을 더 신뢰받고 있다고 느낄 수 있습니다.

 

 

왜 업무를 해야 하는지 알려주려면

1. 업무의 배경과 필요성 설명해 주세요

팀원에게 해당 업무가 어떤 이유에서 왜 필요한지, 그리고 그 업무가 회사나 팀에 어떤 영향을 미칠 것인지를 명확히 설명해 주세요. 팀원이 업무의 배경과 목적, 필요성, 그리고 기대하는 결과에 대해 정확히 이해하게 되면, 정확한 업무결과를 만드는데 기여하게 됩니다.  

 

2. 업무의 목표와 중요성을 알려주세요.

요청하는 업무가 회사나 팀, 프로젝트의 전체 목표에 어떻게 기여하는지를 팀원에게 설명해 주세요. 이 과정을 통해 팀원은 요청받은 업무의 목표와 중요성을 이해하고 보다 좋은 업무결과를 만들기 위해 적극적으로 참여하게 됩니다. 

 

 

3. 업무에 대해 팀원의 의견을 들어보세요

요청하는 리더는 팀원의 의견을 듣고, 그 의견을 업무에 반영해 주세요. 자신의 생각이 업무에 반영되어 있기 때문에 팀원은 업무에 더 적극적이고 능동적으로 업무에  참여여하게 됩니다.

 

 

 

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  2   어떤 결과를 기대하는지 알려주세요

리더는 업무를 위임한 후 팀원이 정확히 어떤 결과를 가져와야 하는지 알려줘야 합니다. 리더가 원하는 업무 결과에 대해 팀원이 잘 알고 있다면 보다 빠르고 정확하게 업무를 처리할 수 있고, 기대한 만큼의 결과를 만들 수 있습니다.

 

 

업무에 대해 기대하는 결과를 명확하게 알고 일을 한다면

• 리더가 기대하는 결과를 정확하게 잘 전달한다면, 팀원은 그 결과 기대치를 충족시키기 위해 스스로 노력할 수 있습니다.
• 결과에 대한 기대치를 정확하게 알기 때문에 불필요한 작업이나 중복작업 없이 효율적으로 일을 하게 됩니다. 
• 명확한 기대치를 설정하면, 팀원은 리더에게 피드백을 요청하거나 더 필요한 정보를 정확하게 요구할 수 있습니다.
• 정확한 요청과 기대한 결과를 통해 업무의 질이 향상되고, 리더와 팀원 모두 서로에게 신뢰가 형성됩니다. 

 

 

어떤 업무결과를 기대하는지 알려주려면

1. SMART 원칙 활용하여 업무를 요청하세요.

리더는 업무 요청 시 SMART 원칙(구체적(Specific), 측정 가능(Measurable), 달성 가능(Achievable), 관련성 있음(Relevant), 시간제한 있음(Time-bound))을 활용하여 업무의 목표와 기대치를 명확히 설정하여 업무를 요청하세요.

 

 

2. 정확하게 업무를 설명해 주세요.

업무의 목표를 간단하고 명확하게 설명하세요. 예를 들어, "이번 주 중으로 매출 관련된 보고서를 완성해 주세요."보다 "이번 주 목요일 오전 중으로 4분기 매출 보고서를 작성해 주세요."와 같이 정확하게 업무요청을 하면 좋습니다. 

 

3. 그림이나 차트를 사용해 보세요.

복잡하고 어려운 업무요청은 내용은 그림이나 차트로 보여주면 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 

 

4. 자주 대화하며 업무 진행을 확인해 보세요.

팀원과 자주 대화하며 업무의 진행 상황을 확인하고, 필요한 부분은 피드백을 주세요. 어려운 내용은 예를 들어 설명하면 더 쉽게 이해할 수 있습니다.

 

 

효과적인 피드백. 성장과 안정을 위한 3단계

 

 

 

 

업무 요청은 리더와 팀원 간의 소통과 협력의 기본이 됩니다. 업무를 요청할 때 일의 이유를 설명해 주고, 기대하는 결과를 알려주는 것만으로도 팀원과의 관계를 강화하고, 팀의 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 리더와 팀원 모두가 함께 성장하고 발전하기 위해 업무 요청 시 이 두 가지 포인트를 잊지 말고 실천해 보시기 바랍니다. 

 

 

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