지루하고 의미없는 회의, 어떻게 해야 할까요?

하루 종일 회의만 하다 퇴근한 당신에게

직장인들은 하루의 20%를 회의로 보낸다는 연구결과도 있는데요, 참석자들이 준비 없이 회의에 참석하거나, 서로 말을 끊거나 방해를 하고, 회의에 참석한 사람들이 스마트폰을 보거나 이메일을 보는 등 다른 일을 하는 모습을 보면 실망스럽습니다. 

 

회의는 많은 직장인들에게 필수적인 업무 활동이지만, 그 효율성에 대한 불만이 끊이지 않습니다. 설문 조사와 온라인 커뮤니티에서는 '불필요한 회의가 많다', '회의 시간이 길다', '결론 없이 흐지부지 끝나서' 등의 의견이 대다수입니다. 특히, 상급자 위주의 수직적인 회의나 단순 정보 공유용 회의, 보여주기식 회의 등은 직원들 사이에서 큰 불만으로 작용하고 있습니다.

 

 

 

왜 회의를 하는 걸까?

회의의 주된 목적은 명확한 안건 설정과 결론 도출입니다. 그러나 현실에서는 이러한 목적을 달성하지 못하고 시간만 낭비하는 경우가 많습니다. 회의는 참석자들이 명확한 안건과 목적 아래에서 효율적으로 의견을 나누고 결정을 내려야 합니다. 불필요한 회의를 줄이고, 필요한 회의만을 진행하며, 그 안에서도 효율적인 방법으로 의사결정을 이끌어내는 것이 중요합니다. 이 글에서는 회의의 다양한 유형을 알아보고, 각 유형에 맞는 목적을 설정하여 회의를 더욱 생산적으로 만드는 방법에 대해 알아보겠습니다.

 

 

 

 

회의의 목적을 알면 시간 낭비는 줄어든다.

1. 회의의 목적을 명확히 알 수 있어요.

어떤 회의를 할 때 그 목적을 알면, 준비도 잘하고, 방향도 잘 잡을 수 있죠. 그러면 회의가 더 유익하게 진행됩니다.

 

2. 참여자들의 역할이 명확해져요.

회의 유형에 따라 참여자들이 해야 할 일이나 기대하는 바가 다르죠. 그것을 알면, 모든 참여자가 원활하게 의견을 나누고 협력할 수 있습니다.

 

 

 

 

목적에 따른 5가지 회의 유형

 

 

   1    권고 회의

해결책을 찾기 위한 전문가들의 제안 중심 

 

권고회의는 특정 문제나 상황에 대한 해결책을 찾기 위한 회의입니다. 참여하는 사람들은 그 문제에 대해 잘 알고 있어야 하며, 전문적인 지식을 바탕으로 의견을 나눕니다. 그리고 이 회의에서는 다양한 의견을 모아 결정을 내리는 것이 중요합니다.

 

권고회의는 어떤 특징을 가지고 있을까요?

 

• 제안 중심의 회의
  • 권고회의는 문제나 상황의 해결 방안을 제안하는 형식으로 진행됩니다. 
  • 제안하는 것이 목적이기 때문에 회의에서 확정적인 결정을 내리지 않아도 괜찮습니다.

 

• 참여자의 전문 지식이 필요
  • 이 회의에 참여하는 사람들은 해당 분야의 전문가여야 합니다. 
  • 그들의 전문 지식을 바탕으로 의미 있는 제안이 나와야, 결정을 내리는 사람들에게 도움이 됩니다.

 

 

 

 

   2    제시 회의

새로운 정보의 공유와 간단한 의견 교환

 

제시회의는 새로운 정보나 생각을 모두에게 알리기 위한 모임입니다. 보통 한 명 이상의 사람이 특별한 주제에 대해 이야기하며, 다른 참가자들은 그 말을 듣고 이해합니다. 그 후에는 간단한 질문이나 의견을 나눌 수 있어요.

 

제시회의는 어떤 특징을 가지고 있을까요?

 

 

• 새로운 정보를 공유하는 것이 중요
  • 제시회의의 핵심은 새로운 정보나 아이디어를 모두에게 전달하는 것입니다. 
  • 그래서 이런 모임에서는 다양한 사실이나 정보를 나눕니다.

 

• 간단한 의견 교환만 있음
  • 이 모임에서는 깊은 토론보다는 간단한 의견을 나눕니다. 
  • 그리고 그 의견들은 참고로만 사용되며, 반드시 따라야 하는 규칙은 아닙니다.

 

 

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   3    동의. 비동의 회의

의견을 나누고 합의를 찾아 결정하는 회의

 

동의·비동의 회의는 참여자들이 어떤 주제에 대해 동의할 것인지, 아니면 반대할 것인지 결정하는 모임입니다. 여기서는 다양한 의견과 관점이 나오며, 서로가 어떤 생각을 가지고 있는지 토론하게 됩니다.

 

동의, 비동의 회의는 어떤 특징을 가지고 있을까요?

 

 

• 의견 교환의 중심
  • 참여자들은 주제에 대해 어떻게 생각하는지 의견을 나눕니다.

 

• 토론과 논쟁
  • 모든 참여자는 다른 사람의 의견에 동의하거나 반대하며 자신의 생각을 논리적으로 설명합니다.

 

• 합의점 찾기
  • 토론을 통해 참여자들은 서로의 생각을 이해하고, 공통된 결론을 찾아갑니다.

 

• 의사결정의 한 단계로 활용
  • 이 회의는 결정을 내리는 과정의 일부입니다.
  • 동의하는 사람이 결정권자가 되는 것은 아닙니다.
  • 결정은 여러 의견을 고려한 후에 의사결정 회의에서 이루어집니다. 

 

 

 

 

   4    의사결정 회의

문제 해결의 마지막 단계, 의사결정 회의

 

의사결정 회의는 특정 문제나 상황에 대한 최종 결정을 내리기 위한 모임입니다. 여기서는 결정을 내릴 수 있는 사람들이 모여서, 다양한 대안들을 검토하고 분석하여 최적의 결정을 찾아야 합니다.

 

의사결정 회의는 어떤 특징을 가지고 있을까요?

 

 

• 결정을 내리는 것에 집중
  • 이 회의는 명확한 주제와 목적 아래에서 진행됩니다.
  • 결정을 내릴 수 있는 사람들이 반드시 참석해야 합니다.
  • 참여자들은 전문적인 정보와 의견을 제공하여 최종 결정을 판단하는데 도움을 줘야 합니다.
  • 주제와 목적을 벗어난 의견은 제시되면 안 됩니다.

 

• 최종 토론
  • 참여자들은 자신의 전문 지식을 바탕으로 의견을 나누며, 최적의 해결책을 찾기 위해 토론합니다.
  • 결정권자는 제시된 의견의 장단점을 고려하여 최종 결정을 내립니다.

 

• 명확한 최종 결정이 이루어져야 합니다. 
  • 이 회의에서는 결정 과정이 투명하게 진행되어야 합니다.
  • 참여자들은 공정하게 의견을 나누고, 합리적인 근거를 바탕으로 최종 결정이 이루어져야 합니다.
  • 만약 결정을 내리지 못한다면, 다른 회의 단계에서 문제가 발생한 것일 수 있습니다.

 

 

 

직장인의 고민 해결, 나쁜 회의로 인한 피해 줄이는 법

 

 

 

 

   5    실행 회의

계획을 세웠다면 실행 회의로 실무 중심, 역할분담을 결정하기

 

실행 회의는 이미 정해진 계획이나 프로젝트를 어떻게 진행할지 논의하는 모임입니다. 여기서는 참여자들이 어떤 일을 맡을지, 어떻게 일을 진행할지 등을 결정하며, 모든 것이 원활하게 진행될 수 있도록 일정과 자원을 조율합니다.

 

실행회의는 어떤 특징을 가지고 있을까요?

 

• 실무자들의 실무를 중심으로 회의가 진행
  • 참여자들은 실제로 작업을 진행하는 사람들이어야 합니다.
  • 그들은 결정된 계획을 바탕으로 실제 작업을 어떻게 진행할지 논의합니다.

 

• 역할 분담과 조율하기
  • 참여자들은 각자의 역할을 명확히 하고, 작업을 분담합니다.
  • 또한, 일정과 필요한 자원을 고려하여 최적의 실행 계획을 세웁니다.

 

• 업무에 대해 완벽하게 이해할 수 있어야 합니다. 
  • 모든 참여자들은 실행 방법에 대해 합의해야 합니다.
  • 그리고 회의가 끝날 때는 각자의 업무 범위와 지침을 명확하게 이해하고 있어야 합니다.

 

 

 

 

회의는 단순히 사람들이 모여서 이야기하는 시간이 아닙니다. 올바른 목적과 유형을 알고 진행하면, 회의는 팀의 생산성을 높이는 강력한 도구가 될 수 있습니다. '왜 이런 회의를 하는 거지?'라는 의문을 가진다면, 지금 바로 회의의 유형을 확인하고, 목적에 맞게 회의를 조정해 보세요.