프로젝트가 또 지연되었나요? 범위 변동을 확인해 보세요.

 

프로젝트를 하다 보면 '왜 이렇게 오래 걸리지?'라는 생각이 들 때가 있죠. 그럴 때마다 원인을 찾아보면 '범위 변동' 때문이라는 걸 알게 됩니다. 프로젝트 시작할 때는 모든 게 잘 흘러가다가, 갑자기 들어오는 추가 요청이나 변경사항으로 인해 일정이 틀어지는 순간. 이런 경험, 한 번쯤은 해보셨을 거예요. 이 글에서는 그런 '범위 변동'이 왜 생기는지, 그리고 어떻게 대처해야 하는지에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

 

 

프로젝트에서 ‘범위 변동’이란?

 프로젝트를 진행할 때, 처음에 설정한 계획과 다르게 추가적인 요구사항이나 변경사항이 발생하는 것을 말합니다.

이는 프로젝트의 초기 계획에서 벗어나는 경우가 많으며, 이로 인해 프로젝트의 진행이 지연되거나 예상치 못한 문제가 발생할 수 있습니다.

 

 

 

왜 프로젝트 ‘범위 설정’이 중요한가요?

프로젝트의 성공을 위해서는 명확한 범위 설정이 필요합니다. 범위를 명확히 설정하지 않으면 프로젝트의 방향성을 잃을 수 있습니다. 또한, 이해관계자 간의 오해나 의사소통의 문제가 발생할 수 있습니다.

 

 

‘범위’를 어떻게 설정하고 관리할까

   프로젝트의 목적을 명확히 합니다.

프로젝트를 시작하는 이유와 그 목적을 명확히 알고 있어야 합니다.

 

 

   프로젝트의 목표를 설정합니다.

목표는 프로젝트의 방향성을 제시하며, 범위 설정의 기준이 됩니다.

 

 

   범위를 구체적으로 작성합니다.

프로젝트의 결과물과 그 결과물이 어떻게 프로젝트 목표와 연결되는지를 명시합니다.

 

 

   이해관계자와 함께 검토합니다.

프로젝트의 범위를 이해관계자와 함께 검토하여 승인을 받습니다.

 

 

   필요에 따라 수정합니다.

범위에 대한 이해가 다르거나 변경사항이 발생하면 범위를 수정하고 다시 승인을 받습니다.

 

 

스마트한 목표 설정의 비결 S.M.A.R.T

 

 

 

 

프로젝트 지연의 주범

'범위 변동' 원인 및 대응 방안 7가지

프로젝트의 성공을 위해선 범위 변동을 최소화하는 것이 중요합니다. 범위 변동의 주요 원인 7가지와 그에 대한 대응 방안을 알아보겠습니다.

 

 

   1    프로젝트 범위가 설정되어 있지 않은 경우

프로젝트를 시작할 때 가장 중요한 것은 '프로젝트 범위'를 명확히 정의하는 것입니다. 이 범위 없이는 프로젝트 참여자들 간의 소통이 어려워지며, 특히 외부 파트너나 에이전시와의 협업에서 문제가 발생할 수 있습니다. 프로젝트 범위는 프로젝트 계획이나 초기 문서 작성 시에 포함되어야 하며, 이를 통해 프로젝트의 기준선을 명확히 할 수 있습니다.

 

   해결책

• 프로젝트 시작 전에 범위를 명확히 정의하고 문서화합니다.
• 명확한 범위와 문서를 토대로 프로젝트 모든 참여자와 소통한다.

 

 

 

   2    프로젝트 참여자들과 의사소통이 없는 경우

프로젝트를 시작할 때, 범위를 정확히 설정하고 이를 모든 관련자와 공유하는 것이 중요합니다. 초기에 만든 프로젝트 문서, 예를 들면 프로젝트 계획이나 브리프에는 프로젝트의 범위가 꼭 포함되어야 합니다. 이렇게 함으로써 모든 참여자가 같은 목표를 향해 나아갈 수 있습니다. 범위를 제대로 공유하지 않으면, 프로젝트는 방향을 잃거나 실패할 위험이 있습니다.

 

   해결책

• 프로젝트 문서에 범위를 포함시키고, 이를 모든 참여자와 공유하도록 합니다.

 

 

 

   3    프로젝트 목표가 불명확한 경우

프로젝트를 진행할 때는 항상 특정한 결과를 얻기 위해 시작합니다. 이 결과를 우리는 '프로젝트 목표'라고 부릅니다. 명확한 목표가 있으면 팀원들이 중요한 작업에 집중할 수 있어 프로젝트가 성공적으로 마무리됩니다. 그러나 목표가 불분명하면 팀원들은 어떤 작업이 중요한지 모르게 되어, 결국 프로젝트의 성공을 방해하는 일을 할 수도 있습니다

 

   해결책

• 프로젝트의 목표를 구체적, 명확하게 설정한다.

 

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   4    달성 불가능한  정도의 과도한 프로젝트 목표

프로젝트의 목표를 세울 때는 현실성을 고려해야 합니다. 팀이 가진 리소스와 시간 내에 목표를 달성할 수 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 목표와 범위가 처음부터 맞지 않으면, 프로젝트 중간에 문제가 생길 확률이 높아지기 때문에 시작할 때 목표와 범위를 잘 설정하면 나중에 범위 변동 문제를 피할 수 있습니다

 

   해결책

• 현실적인 목표 설정과 리소스 관리를 통해 프로젝트를 진행한다.

 

 

 

   5    너무 많은 이해관계자들의 참여와 간섭

프로젝트를 진행할 때 중요한 것은 명확한 역할 분담입니다. 프로젝트에는 많은 사람들이 참여하지만, 누가 어떤 역할을 하는지 모르면 혼란이 생길 수 있습니다. 이러한 혼란을 방지하기 위해 'R.A.C.I 매트릭스'라는 도구를 사용할 수 있습니다. 이 매트릭스는 프로젝트에서의 4가지 주요 역할을 나타냅니다.

 

• 실무 담당자 (Responsible) : 프로젝트의 주요 작업을 담당하고 대부분의 결정을 합니다.
• 승인자 (Approver) : 프로젝트의 중요한 부분, 예를 들면 예산이나 목표를 승인합니다.
• 업무 수행 조언자 (Consulted) : 전문 지식을 가지고 있어, 필요할 때 조언을 제공합니다.
• 결과 통보 대상자 (Informed) : 프로젝트의 진행 상황이나 결과를 알려줘야 하는 사람들입니다.

 

이렇게 각자의 역할을 명확히 하면 프로젝트가 더 원활하게 진행될 수 있습니다. 

 

   해결책

• 프로젝트 리더를 지정하고, 역할과 책임을 명확히 한다.

 

 

 

   6    프로젝트 관리의 부재

프로젝트를 진행하면서 중요한 것 중 하나는 '변경 관리'입니다. 이는 프로젝트의 중요한 부분이 바뀔 때 어떻게 처리할지에 대한 규칙과 절차를 정하는 것을 말합니다. 예를 들면, 팀원이나 관련자가 프로젝트의 어떤 부분을 바꾸고 싶을 때, 그 요청을 어떻게 검토하고 결정할지에 대한 방법이 준비되어 있어야 합니다. 변경 관리는 프로젝트의 방향을 잃지 않게 해 주면서도 필요한 변화를 받아들일 수 있게 해 주고, 프로젝트가 바뀌어도 빠르고 합리적으로 대응할 수 있게 됩니다. 

 

   해결책

• 변경 관리 프로세스를 도입하여, 변경 요청을 체계적으로 관리한다.

 

 

 

   7    너무 뒤늦게 피드백을 확인하는 경우

피드백은 프로젝트에 큰 영향을 줍니다. 특히 핵심고객이나 의사결정권자의 피드백은 진행 중인 프로젝트의 방향을 바꿔야 할 수도 있습니다. 그러나 너무 늦게 피드백을 확인하는 경우 프로젝트 방향을 되돌리기 어려울 수 있습니다. 프로젝트 시작부터 고객의 의견을 꾸준히 듣고, 의사결정권자의 피드백을 지속적으로 확인하는 것이 매주 중요하며, 이를 통해 큰 변화 없이 프로젝트를 진행할 수 있게 됩니다. 

 

   해결책

• 프로젝트 초기부터 피드백을 지속적으로 수집하고 반영한다.

 

 

 

프로젝트를 진행하면서 '범위 변동'에 대처하는 것은 쉽지 않은 일이지만, 오늘 이 글을 통해 그 해결책을 함께 찾아보았습니다. '범위 변동'은 예상치 못한 문제를 가져올 수 있지만, 올바른 방법으로 관리하면 큰 성과로 이어질 수 있습니다. 여러분의 프로젝트가 순조롭게 진행되길 바라며, 변화에 유연하게 대응하시기 바랍니다.