현대 조직에서는 매일 수많은 회의가 진행됩니다. 올바르고 합리적인 의사결정을 위해 다양한 의견을 수렴하고 문제를 해결하는 과정에서 회의는 매우 중요한 역할을 합니다. 그러나, 잘못된 방식으로 회의가 진행될 경우 직원과 조직 모두에게 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 이러한 나쁜 회의로 인해 발생하는 문제점들은 다양합니다. 이는 팀의 생산성, 협력 및 팀워크에 악영향을 줄 수 있습니다. 이 글에서는 나쁜 회의와 좋은 회의의 특징을 비교하여 소개함으로써, 더 나은 방법으로 좋은 회의가 이루어지는데 도움이 되고자 합니다.
목차
나쁜회의를 좋은 회의로 바꾸기
1 우선 열고 보는 나쁜회의
회의 시간과 절차가 사전 합의된 회의로 바꿔보세요
- 시작 시간을 정확하게 지키고 제한시간을 두어야 합니다.
- 시간낭비라고 생각하는 순간 참여하기 싫어집니다.
- 회의는 명확하고 짧을수록 좋습니다.
2 뭘 얘기하려는 건지 모르겠는 의제가 모호한 나쁜 회의
회의 목적이 명확하게 공유된 회의로 바꿔보세요
- 모든 참여자가 회의의 목표를 알고 있으며, 이를 해결하고자 하는 동기가 있어야 합니다.
- 회의 목적이 명확하지 않은 경우, 참여자들은 딴생각을 하거나 회의 진행에 방해가 될 수 있습니다.
목적에 맞게 회의를 진행하는 방법은 아래 글을 참고해 보세요
3 발언자가 적은 독재형 나쁜 회의
멤버에게 균등한 발언 기회가 주어지는 회의로 바꿔보세요
- 참가자 전원이 자유롭게 발언할 수 있도록 분위기를 조성해야 합니다.
- 일부 멤버들이 장시간 발언을 독점하지 않도록, 균등하게 발언 기회를 제공해야 합니다.
- 특히, 결정 권한을 가진 사람이 발언을 독점해서는 안됩니다.
- 회의 목적과 무관한 논쟁이 일어날 경우 제제해야 합니다.
4 강압적인 분위기의 나쁜 회의
심리적 안정감이 있는 회의로 바꿔보세요
- 참가자 전원이 자유롭게 발언할 수 있도록 분위기를 조성해야 합니다.
- 회의에서의 발언으로 인해 불이익을 받을 거라는 생각이 들지 않아야 합니다.
- 자유롭게 자신의 의견을 이야기하여 발전적인 결론에 다가가야 합니다.
- 서로 다른 의견을 폭넓게 수용하는 분위기가 되어야 합니다.
심리적 안정감에 대한 보다 자세한 내용은 아래 글을 참고해 보세요.
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5 왜 참여했는지 모르는 참석 인원들이 가득한 나쁜 회의
핵심 멤버 4~8명으로 구성된 회의로 바꿔보세요.
- 2~3명으로 진행되는 회의는 의미 있는 진행이 어렵습니다.
- 9명 이상으로 회의가 진행되면 결론을 내리기 힘들고, 시간낭비가 되기 쉽습니다.
- 다양한 멤버로 회의 멤버가 구성되어야 합니다.
- 뛰어난 사람
- 말수가 많은 사람
- 아무 아이디어나 툭 던지는 사람
- 신중한 사람
- 반대를 잘하는 사람
아래와 같은 문제인원들은 절대 회의멤버에 포함되면 안 됩니다,
- 자기 말만 하려는 사람
- 지나치게 권위적인 리더
- 남의 의견을 비평하고 비판하기만 하는 사람
- 특히 인간적인 비난을 하는 사람
6 잡담이 많은 나쁜 회의
적극적인 자세로 참여하고 경청하는 회의로 바꿔보세요
- 좋은 회의가 되기 위해서는 좋은 참석자가 되어야 합니다.
- 회의 시간과 정보는 미리 인지
- 회의 목적을 미리 확인
- 자신의 의견을 명확하게 표현
- 남의 의견에 살을 붙여도 좋으니 최소 1회는 의견을 제시
- 동의할 수 없을 경우 대안이나 차선을 제시
- 핸드폰을 보지 않기
7 결론이 없는 나쁜 회의
명확한 의사결정과 액션플랜이 있는 회의로 만들어 보세요.
- 회의의 끝은 합의와 결론 도출이 있어야 합니다.
- ’ 다음에 다시 이야기하죠’는 최악의 회의결과입니다.
- 의사결정은 다수결이 아닌 공감과 합의로 이루어지고, 의사결정 당사자의 전문성과 권한과 책임으로 결정됩니다.
회의는 우리 팀의 의사소통과 결정을 위한 중요한 도구입니다. 잘 진행된 회의는 다음의 장점을 가져다줍니다.
첫 번째로,
회의를 통해 팀원 간의 의견을 나누고 문제를 해결하며 앞으로의 방향을 설정할 수 있습니다. 이 과정은 모든 팀원의 능력을 끌어올리고 더 좋은 결과를 만들어냅니다.
두 번째로,
회의는 각 팀원의 역할과 책임을 명확히 합니다. 이를 통해 우리는 어떤 일을 어떻게 진행해야 할지 알 수 있게 되고, 프로젝트의 성공을 위한 필요한 조치를 결정할 수 있습니다.
마지막으로,
회의는 팀의 의사소통 중심입니다. 팀원 간의 신뢰와 협력을 강화시키는 효과적인 회의는 모든 일의 성공을 위한 기반이 됩니다.
결론적으로, 회의는 우리 팀의 성공을 위해 중요합니다. 올바른 회의 방식과 준비를 통해 팀의 역량을 향상하고 더 좋은 결과를 만들어 내시길 바랍니다.